En México, el tratamiento y administración de los viáticos empresariales es más compleja de lo que se piensa, pues se debe cumplir con normas específicas para que sean aceptados como deducciones fiscales ante el SAT y no generar ingresos acumulados sujetos a ISR para los colaboradores. Esto incluye que se emitan los comprobantes fiscales adecuadamente, cumplir con los límites diarios permitidos por la ley y contar con la documentación necesaria para respaldar la finalidad del viaje. Además, es importante llevar un registro detallado y preciso de los gastos, que incluya la fecha, el monto, el nombre de los colaboradores, entre otros datos. Este registro debe estar debidamente respaldado con los documentos fiscales correspondientes.
Si una empresa no cumple con estos requisitos, podría enfrentar problemas fiscales y legales, como multas y sanciones. Además, la falta de un control adecuado de los gastos de viáticos puede afectar la salud financiera de la empresa y su reputación, pues se estima que cerca del 30 % de los gastos de viaje tienen irregularidades, como facturas falsas, alteradas o fuera de política, representando una fuga de dinero considerable para las empresas.
gastosdeviaje.mx es una aplicación en la nube desarrollada para cumplir con estos requisitos, evitar problemas administrativos y reducir el tiempo dedicado a elaboración y validación de reportes de gastos hasta en un 80 %, lo que permite a las empresas manejar sus gastos de viaje de manera más eficiente y en cumplimiento con la ley.
La plataforma cuenta con funciones para agilizar la solicitud y aprobación de los gastos, extraer y capturar información de las facturas, automatizar la validación de los comprobantes fiscales reportados y generar reportes de gastos para cumplir con los requisitos establecidos por la Ley de ISR en México.
Principales funcionalidades
Captura de los Gastos: reduce la posibilidad de errores. Permite a los usuarios hacer sus reportes de gastos más rápido a partir de la extracción de los XML reportados, sin capturas ni cálculos manuales.
Validación automática de todos los CFDI reportados: GastosdeViaje.mx verifica la validez ante el SAT de todos los CFDI reportados por el colaborador de manera automática. Los requisitos de la versión de CFDI 4.0, las actualizaciones al Anexo 20, EFOS, errores, duplicidad y alteraciones. Así como validaciones adicionales, de forma y método de pago, usos de CFDI, etc.
Flujos de aprobación de gastos: configura flujos de aprobación para establecer autorizadores que podrán revisar, aprobar o rechazar reportes de gastos, para garantizar que están dentro del presupuesto y de acuerdo con las políticas de viaje de la empresa.
Configuración de políticas de gastos: configura y personaliza la política de gastos aplicable por colaborador o grupo de colaboradores que determine los montos y tipos de gastos permitidos, enviando alertas cuando un reporte cuente con gastos fueras de política.
Sugerencias de deducibilidad: la aplicación brinda una sugerencia de deducibilidad de cada uno de los gastos de acuerdo a los parámetros establecidos por La Ley de ISR.
Integración con ERP y sistemas contables: La plataforma se integra con herramientas de contabilidad, lo que facilita la gestión de los gastos y la contabilidad, reduciendo el riesgo de errores en la entrada y registro de datos.
“GastosdeViaje.mx ha sido diseñado para facilitar el cumplimiento de las leyes fiscales mexicanas y para ahorrar tiempo y esfuerzo en la gestión de los gastos de viajes de negocios. Empresas importantes en todo México ya lo están utilizando”, explica Josué Camargo, director comercial de gastosdeviaje.mx.
Además, GastosdeViaje.mx es fácil de usar y personalizable según las necesidades y políticas de cada empresa, lo que lo hace ideal para empresas de cualquier tamaño y sector que tengan un gran número de colaboradores generando reportes de viáticos.
GastosdeViaje.mx está disponible para empresas de todo México. Para obtener más información y solicitar una demostración, solo hay que visitar el sitio web de GastosdeViaje.mx.
